ms-office

ФОРМАТИРОВАНИЕ В MS EXCEL.

 

Интерфейс MS Excel. Рабочий документ MS Excel. Организация данных. Средства управления.

Довольно часто обрабатываемую информацию целесообразно представлять в табличной форме. Для обработки информации, которую можно представить в виде таблиц, разработаны специальные комплексы программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.

Электронные таблицы используются в компьютерной технологии около 25 лет, и в настоящее время существует около десятка программ, относящихся к этому классу. Для использования с компьютерами фирмы Apple была предназначена программа VisiCalc, а для компьютеров компании IBM была написана программа Lotus 1-2-3. Наконец, в 1987 году фирмой Microsoft был создан табличный процессор Excel.

Рабочее окно табличного процессора Microsoft Excel выполнено в стиле Windows, то есть имеет внешний вид (интерфейс), аналогичный таковому текстового процессора Word. После загрузки приложения Excel и выполнения команды Файл/Создать в рабочей области окна Excel появляется электронная таблица, которая состоит из множества столбцов и строк. Пересечения строк и столбцов образуют ячейки (клетки) таблицы. Электронная таблица Excel максимально может состоять из 65536 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера.

Столбцы обозначаются в направлении слева направо латинскими буквами в последовательности, определяемой английским алфавитом. Так как английский алфавит содержит 26 букв, то первые 26 столбцов обозначаются буквами от A до Z, следующие столбцы, от 27-го до 256-го, обозначаются двухбуквенными комбинациями: AA, AB, AC, AD,…, AX, AY, AZ, BA, BB, BC,…, BX, BY, BZ,…, IA, IB, IC,…, IT, IU, IV. Обозначения столбцов называются идентификаторами столбцов.

Строки обозначаются в направлении сверху вниз последовательными номерами от 1 до 65536.

Каждая клетка таблицы имеет свое обозначение, которое называется её адресом.

Введем ряд определений, касающихся названий различных частей электронной таблицы.

Адрес ячейки (клетки) – это обозначение столбца и строки, на пересечении которых она находится.

Адрес ячейки указывает на положение данной ячейки среди других ячеек электронной таблицы. Адрес ячейки в Excel может быть представлен либо в формате А1, либо в формате R1C1. В формате А1 адрес ячейки состоит из идентификатора столбца, за которым следует номер строки, а в формате R1C1 для обозначения адреса записывают букву R (row, то есть строка), после которой пишется номер строки, затем записывается буква С (column, то есть столбец), после которой пишется номер (не идентификатор) столбца.

Одна из ячеек таблицы выделена черной рамкой, которую будем называть табличным курсором или рамкой активной ячейки. Для перемещения табличного курсора используются те же приемы, что и для перемещения текстового курсора в редакторе Word. В правом нижнем углу рамки имеется чёрный же квадратик, называемый маркером активной ячейки, маркером выделения или маркером автозаполнения.

Клетка таблицы, в которую установлен табличный курсор, называется текущей (активной) клеткой (ячейкой) таблицы (от английского слова current). Соответственно, столбец и строка, на пересечении которых находится текущая клетка, называются текущими.

Диапазоном или блоком клеток будем называть совокупность клеток таблицы образующих область прямоугольной формы. Минимальный диапазон – это одна клетка. Максимальный диапазон – вся таблица. Любой диапазон можно задать, указав адреса его верхней левой и нижней правой клеток, разделенных двоеточием. Это обозначение будем называть адресом диапазона таблицы.

Частным видом диапазона является частичный столбец и частичная строка. Частичный столбец – это часть смежных клеток одного столбца. Задается адресами крайней верхней и крайней нижней клеток. Частичная строка – это часть смежных клеток одной строки. Задается адресами крайней левой и крайней правой клетки.

Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с расширением *.xls. Такой файл называется рабочей книгой. В каждой рабочей книге может размещаться от 1 до 255 рабочих листов.

Основные принципы создания, загрузки и хранения документов Excel точно такие же, как в текстовом редакторе Word.

Как и редактор Word, табличный процессор Excel является многооконной программой. Это означает, что можно одновременно открыть несколько документов (рабочих книг), причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть – заготовками.

Кроме стандартных элементов, присущих всем окнам программ, работающих под OS Windows, окно Excel содержит ряд специфических элементов.

Ниже панелей инструментов располагается строка формул (или строка ввода), в которой набираются и редактируются данные (в том числе и формулы), вводимые в ту или иную ячейку таблицы. В левой части этой строки находится раскрывающийся список – поле имени, в котором высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы. Правее поля имени находится небольшая область, ограниченная справа вертикальной чертой, в которой на время ввода данных появляются три кнопки управления процессом ввода.

Ниже строки формул находится строка заголовков (идентификаторов) столбцов. В левой части строки заголовков столбцов, на пересечении со столбцом номеров строк, имеется пустая клетка, являющаяся кнопкой, щелчком по которой можно выделить всю таблицу.

В нижней части окна находится строка с ярлычками листов. Щелчком на одном из этих ярлычков можно переключаться с одного рабочего листа на другой в пределах рабочей книги.

Между строкой заголовков столбцов и строкой с ярлычками листов находится рабочая область, состоящая, как уже было сказано, из множества ячеек, образующихся на пересечении столбцов и строк. Правее строки с ярлычками листов расположена полоса горизонтальной прокрутки, а справа рабочая область ограничивается полосой вертикальной прокрутки.

Самая нижняя строка рабочего окна Excel – строка состояния.

Горизонтальное меню Excel содержит девять пунктов, причем названия и состав команд некоторых из них почти полностью повторяют названия и состав пунктов меню Word. Это касается, например, содержимого пунктов Файл, Вид и Окно. Только пункт Данные, который предназначен для сложных манипуляций с содержимым ячеек таблицы, не имеет аналога в редакторе Word. С помощью пункта Вид рабочая область окна Excel может отображаться в одном из 2-х режимов: в обычном режиме или в режиме разметки страницы. В режим разметки страницы нужно переключаться только перед распечаткой таблицы для проверки того, как она размещается на листе бумаги установленного формата.

Вот наиболее употребительные команды Excel, аналоги которых отсутствуют в редакторе Word.

Пункт Правка содержит, в том числе, команды Очистить и Удалить…

При выборе команды Очистить появляется всплывающее меню, с помощью которого можно конкретизировать, что нужно очистить. Предлагаются следующие варианты выполнения команды очистки: Все, Форматы, Содержимое, Примечания.

Команда Удалить… предназначена для удаления конструктивных элементов таблицы (диапазона, строки, столбца). После выбора этой команды появляется диалоговое окно Удаление ячеек, с помощью которого можно заказать удаление конкретного элемента таблицы – диапазона, строки или столбца. Удаление диапазона может быть закончено двумя путями: либо путем заполнения удаленных ячеек ячейками, находящимися справа, сдвигом их влево, либо ячейками, находящимися снизу от удаленных, сдвигом их вверх.

Пункт Вставка содержит команды вставки конструктивных элементов таблицы.

Это команды Ячейки…, Строки, Столбцы. Эти команды являются альтернативными командам удаления. Чтобы вставить диапазон, нужно выбрать команду Ячейки. После выбора этой команды появится диалоговое окно Добавление ячеек, с помощью которого можно указать, куда нужно сдвинуть ячейки, бывших на месте вставляемых: вправо или вниз.

Команды Диаграмма и Функция, используются для вызова соответственно либо диалогового окна Мастер диаграмм, либо Мастер функций.

В пункте Сервис команда Настройка позволяет устанавливать скомпонованные панели инструментов или отдельные кнопки.

Выбор команды Параметры, а затем, в диалоговом окне Параметры вкладки Вид, позволяет отобразить или скрыть строку формул, строку состояния, горизонтальную и верти-кальную полосы прокрутки, ярлычки листов, обозначе-ния (заголовки) строк и столбцов, сетки таблицы. Параметр (опция) Авто-разбиение на страницы позволяет обозначить пунктирной линией место разрыва страниц на рабочем листе.

В режиме по умолчанию в ячейках таблицы отображаются значения ячеек. Иногда бывает целесообразно установить индикацию содержимого клеток таблицы. Для этого следует активизировать опцию Формулы во вкладке Вид диалогового окна Параметры. При этом в два раза будет увеличена ширина столбцов.

Во вкладке Общие диалогового окна Параметры можно изменить стиль ссылок на адреса клеток. Вместо формата А1, при активизации опции Стиль ссылок R1C1 адреса клеток будут отображаться в формате R1C1.

С помощью вкладки Правка можно разрешить или отказаться от возможности правки в ячейке, от перетаскивания данных из ячейки в ячейку. Кроме того, установить направление перехода к другой ячейке после ввода информации в текущую ячейку.

Рабочее окно программы MS Excel имеет, по умолчанию, две панели инструментов: Стандартная и Форматирование.

В панели Стандартная часть кнопок имеют точно такое же функциональное назначение, что и в соответствующей панели редактора Word. Поэтому опишем лишь назначение кнопок, имеющихся только в Excel.

Если щелкнуть на кнопке со знаком суммы S, то в текущей ячейке появится заготовка функции  =SUM(…) , аргументы которой Excel подставит по соглашению с пользователем.

После щелчка на кнопке  fx  на экран поступит диалоговое окно Мастера функций, с помощью которого можно выбрать и отредактировать функцию, вводимую в текущую ячейку.

Две кнопки с изображением букв A и Z со стрелкой ¯ позволяют сортировать данные выделенных столбцов в порядке возрастания, т.е. в алфавитном порядке, или в обратном порядке.

В панели Форматирование кроме кнопок, имеющих те же пиктограммы и те же функции, как в текстовом редакторе Word, имеется ряд кнопок, используемых только в процессоре Excel. Так, кнопка с буквой а позволяет выровнять текст как целое по центру выделенной в строке группы ячеек.

Кнопки панели инструментов Форматирование, показанные на рис. 6.3., позволяют:

  • пометить число в текущей ячейке знаком доллара;
  • умножить число в текущей ячейке (или числа в выделенных ячейках) на 100 и пометить их знаком % (т.е. представить данные в процентах);
  • установить разделитель триад в представлении числа;
  • увеличить точность представления числа (т.е. увеличить количество разрядов числа);
  • уменьшить точность представления числа (т.е. уменьшить количество разрядов числа).

Кнопки панели инструментов Форматирование, показанные на рис. 6.4., дают раскрывающиеся списки, предназначенные исключительно для оформления таблицы. Из этих списков можно выбрать:

  • рамку для окаймления выделенного блока ячеек (левая кнопка);
  • цвет фона выделенного блока ячеек (кнопка в центре);
  • цвет символов в выделенном блоке ячеек (правая кнопка).

Типы данных. Адреса ячеек, относительные и абсолютные.

В любую ячейку можно ввести: число, формулу, текст. Если набрать последовательность цифр, а также знаки +, – и запятую как десятичный разделитель, то эта последовательность считается числом. По умолчанию, после фиксации (ввода) данных Excel сдвигает его к правой границе ячейки.

Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной ширины столбца. В противном случае число будет представлено в экспоненциальной форме.

Если набранная последовательность символов начинается со знака =, Excel считает эту последовательность формулой. В формулу могут входить числа, функции, адреса ячеек, соединенные между собой знаками арифметических операций. Например, =A2+C2*F7.

Если эту формулу ввели в ячейку B3, то значением этой ячейки , которое будет число, которое равно произведению чисел, записанных в ячейки C2 и F7, сложенному с числом, записанным в ячейку А2.

Если набранная последовательность символов не является ни числом, ни формулой, то она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, последовательность  –145,2  будет считаться числом, а последовательность –145.2 или v145.2 – текстом. Последовательность =А1+А2 – это формула, а последовательность А1+А2 – текст. По умолчанию, после фиксации (ввода) данных Excel сдвигает текст к левой границе ячейки.

Формулы, находящиеся в клетках скопированного или перемещенного диапазона автоматически изменяются в соответствии с новыми адресами их размещения. Модификация формул при таком копировании осуществляется по следующему правилу: при копировании формулы на n строк ниже все обозначения строк в формулах увеличиваются на n единиц; при копировании на n строк выше – уменьшается на n единиц; при копировании клеток с формулами на m столбцов вправо все идентификаторы столбцов в формулах изменяются на идентификаторы столбцов, находящихся на m единиц правее столбцов, фигурирующих в формулах; при копировании влево идентификаторы столбцов в формулах соответственно уменьшаются, т.е. принимают обозначения идентификаторов столбцов, находящихся на m столбцов левее столбцов, фигурирующих в формулах.

Сформулированное правило справедливо, если формула содержит относительные адреса ячеек. При наличии абсолютных адресов в формулах изменений адресов при копировании или перемещении не происходит. Для изменения способа адресации нужно выделить соответствующий адрес в формуле и нажать клавишу F4. После этого в адресе перед идентификатором столбца и перед номером строки появится символ $ (знак доллара). Например, после описанных действий вместо А1 будет записано $A$1. При последующих нажатиях клавиши F4 обозначение адреса будет меняться следующим образом: A$1, $A1. В двух последних случаях один из компонентов адреса является абсолютным и меняться не будет, а второй – является относительным и будет меняться при переносе формулы в другие клетки таблицы. Записать символ $ перед элементами адреса можно и без использования клавиши F4, а непосредственно нажав на клавиатуре клавишу с этим символом.

В случае использования адреса в формате R1C1 запись адреса, например, в виде R3C4 является абсолютным адресом. Запись этого адреса в относительном формате будет иметь вид R[3]C[4].

КОММЕНТАРИИ