ПРИЁМЫ РАБОТЫ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL.

Способы автозаполнения ячеек данными. Копирование и перемещение данных. Вставка. Специальная вставка.

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу таких средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение применяют при вводе в ячейки одного столбца текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку программа Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение, то введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку.

Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей клетки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. Курсор мыши, по умолчанию имеющий вид не залитого крестика “U“, подводится к маркеру автозаполнения. При наведении на него указателя мыши он приобретает форму тонкого крестика “+”. Перетаскивание маркера при нажатой левой кнопке мыши рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если ячейка содержит число, то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или заполнение арифметической прогрессией. Для выбора автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Если навести указатель мыши на маркер заполнения, нажать правую кнопку мыши, затем перетащить маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1 – С1, отпустить кнопку мыши, затем в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Копировать, то все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1,2,3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует выделить начальную ячейку и выбрать команду Првка – Заполнить – Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК Excel автоматически заполняет указанные ячейки в соответствии со сделанными установками.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. Технически это выполняется следующим образом. Курсор мыши, по умолчанию имеющий вид не залитого крестика “U“, подводится к маркеру автозаполнения. При правильном подведении курсор меняет свой вид, становясь похожим на знак операции сложения “+”. Перетаскивание маркера при нажатой левой кнопке мыши приводит к копированию содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные – остаются без изменения.

Для примера предположим, что значения ячеек в столбце С должны вычисляться как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов А и В. Для этого нужно ввести в ячейку С1 формулу =А1+В1, затем скопировать эту формулу методом автозаполнения во все ячейки столбца С. Благодаря относительной адресации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца.

Способов копирования и перемещения данных в MS Excel несколько. Копирование можно осуществлять через системный либо рабочий буфер.

Рассмотрим способы копирования через системный буфер.

Для копирования необходимо выделить ячейку с данными (блок ячеек), которая называется источник, дать команду Правка/Копировать, затем выделить ячейку-приёмник (блок ячеек) и дать команду Вставить. Следует обратить вынимание на появившуюся пунктирную анимационную рамку вокруг выделенной ячейки, она указывает ячейку-источник. Анимационная рамка сохраняется до очередного ввода данных в любую ячейку.

Если копируются данные из целого блока в другой выделенный блок, возможно появление ошибки, если вдруг блок-приёмник окажется меньше или больше блока-источника. Копирование прервется, появится сообщение об этом. Чтобы избежать возможной ошибки, достаточно задать в качестве приёмника только одну начальную (левую верхнюю) ячейку, далее процессор сам расположит данные.

Чтобы переместить данные из ячеек (блоков), используется команда Вырезать, затем Вставить (тоже через системный буфер). И текст, и формулы перемещаются без изменений.

Особенно интересны эти команды, когда необходимо произвести действия над формулами.

Как уже говорилось, при копировании формул в смежные ячейки происходит автоматический пересчет относительных адресов в этих формулах. Если при копировании необходимо запретить пересчет адресов формул, применяются абсолютные адреса.

Кроме копирования через Системный буфер (Буфер обмена), можно осуществлять уже описанное выше копирование с помощью Рабочего буфера.

Для копирования с помощью Рабочего буфера необходимо ухватить мышкой за маркер заполнения ячейки-источника и потянуть за него на требуемое число ячеек по строке или по столбцу, либо на величину блока в несколько строк и столбцов.

Данный способ копирования можно применять для автозаполнения ячеек данными как текстовыми (тогда в ячейках будет одинаковый текст), так и числовыми либо формульными.

Рабочий буфер используется также для перемещения данных из одной ячейки (блока ячеек) в другую (другой блок ячеек). Для этого необходимо выделить ячейку-источник, подвести указатель мыши к любой ее границе так, чтобы он превратился в не залитую стрелку, указывающую на ячейку. Затем, удерживая левую кнопку мыши, перемещать (буксировать) эту ячейку (блок ячеек) в другое место ЭТ. При этом визуально ячейка (выделенный блок) перемещается по экрану до момента отпускания кнопки мыши.

Пункт Правка горизонтального меню содержит команду специальная вставка, которая позволяет при копировании вставлять либо все данные, либо только значения, либо только формулы, а также дает возможность при копировании производить некоторые математические операции (например, транспонирование).

Форматирование строк, столбцов и ячеек таблиц в MS Excel. Вкладки Число, Шрифт, Границы.

Форматирование строк, столбцов и ячеек таблиц в MS Excel осуществляется посредством команд Ячейки, Строка, Столбец в пункте Формат горизонтального меню.

После выбора команды Ячейки появляется диалоговое окно Формат ячеек с шестью вкладками: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

Вкладка Число позволяет выбрать один из форматов представления числовых данных (денежный, дата, время, процентный, экспоненциальный и др.). Вот некоторые виды форматов и их назначение:

общий, является универсальным для чисел и текста, используется для текстовых и числовых данных произвольного типа. По умолчанию ячейки настроены на общий формат;

числовой, служит для отображения чисел в наиболее привычном виде с указанием количества знаков после запятой в дробных числах (в специальном поле). Также можно задать разделитель триад (каждые три цифры будут отделяться друг от друга пробелом).

В поле для отрицательных чисел можно задать выделение отрицательных чисел красным цветом (и тех, которые вводятся, и тех, которые получаются после расчета по формулам, предварительно выделив весь блок ячеек с числами);

денежный применяется для отображения чисел с добавлением к ним надписей, обозначающих валюту (рубли, доллары, евро и т.д.). Надписи добавляются автоматически, при этом данные остаются числовыми и участвуют в дальнейших расчетах. (Знаки доллара и евро добавляются слева от числа, а рубли – справа);

финансовый служит для выравнивания денежных величин по разделителю между целой и дробной частью, здесь к числам также можно добавить обозначение валюты;

дата и время позволяет отображать дату и время в различных вариантах, например, 05.02.2011 или 5 февраля 2011г;

в процентном формате значение ячейки умножается на 100 и выводится на экран с символом %;

текстовый выводит на экран значения так, как они были введены;

в режиме пользовательский процессор дает возможность самим создавать пользовательские форматы при расчетах.

Вкладка Вид используется для выбора заливки ячеек цветом и узором.

Вкладка Выравнивание предназначена для работы с текстом и абзацами в ячейке. По горизонтали и по вертикали задаётся различное выравнивание. По горизонтали для абзаца в ячейке – по правому краю, левому, по центру, ширине, а при необходимости – отступ первой строки (в ячейках обычно не делается отступа).

Можно установить выравнивание по вертикали в ячейке (если ячейка имеет большую высоту).

В поле Ориентация можно установить в ячейке ориентацию текста вертикальную или под произвольным углом.

В разделе Отображение можно установить Перенос по словам в ячейке, Объединение ячеек, и Автоподбор ширины.

Перенос по словам в ячейке применяется тех случаях, когда текст не умещается в ячейке, а столбец нельзя расширить без ущерба для всей таблицы.

Объединять ячейки следует с осторожностью, чтобы не создавать проблем при использовании адресов ячеек в формулах. Если ранее было произведено объединение ячеек, а впоследствии это стало помехой для работы, всегда можно отменить (снять) это объединение повторным вызовом этой же команды.

Объединение нескольких ячеек в одну можно осуществлять также с помощью кнопки Объединить ячейки и поместить в центре на Панели инструментов Форматирование.

Вкладка Шрифт предназначена, в основном, для работы с текстовыми данными.

Символы в ячейках ЭТ можно форматировать как обычно, т.е. изменять стиль шрифта, начертание, размер, цвет, задавать различное подчеркивание, правда, эффектов только несколько: верхний и нижний индекс и зачеркнутый шрифт.

Зачастую возникает необходимость ввести в ячейку буквы греческого алфавита; вот один из способов их ввода: вызвать тип шрифта Simbol, и посредством клавиатуры вывести соответствующий символ. Например, знак суммы ∑ получится при нажатии на клавишу S, символы a через а, b через b, D через d, П через P, и т.д., причем кодировка прописных и строчных букв различная – с помощью одной и той же клавиши вызываются различные символы.

Можно вставлять в ячейки различные выразительные значки из специальных шрифтов, таких как Wingdings.

Вкладка Граница позволяет осуществить выбор типа линии, ее цвета, а также выбор тех границ, которые требуется установить для ячейки или блока ячеек. Можно сделать так, чтобы, например, все границы были разного цвета или разной толщины.

Добавление примечаний. Контроль и защита данных.

К любой активной ячейке может быть добавлено текстовое примечание посредством команды Вставка/Примечание. Примечания являются дополнительной информацией к данным в ячейке. Размер поля примечания можно изменить, передвигая маркеры на сторонах границ поля. После щелчка мышью за пределами поля примечание присоединится к ячейке и будет появляться при наведении на него указателя мыши. Для изменения текста примечания следует выделить соответствующую ячейку и в меню Вставка выбрать пункт Изменить примечание. Чтобы увидеть одновременно все примечания и работать с ними, можно перейти в режим Примечания через соответствующий пункт в меню Вид. При этом появляется панель Рецензирование, содержащая кнопки для работы с примечаниями.

Вкладка Защита служит дополнением к режиму защиты листа и скрытию формул, устанавливаемому через пункт меню Сервис, без этого защита работать не будет. Предварительно необходимо снять защиту с ячеек, в которые надо вносить данные, а затем выполнить команду Сервис/Защита/Защитить лист или Защитить книгу или Защитить книгу и дать общий доступ.

0 1 298

КОММЕНТАРИИ


*

Не забывайте о правилах.

Для предотвращения автоматического заполнения, пожалуйста, выполните задание, приведенное рядом.